Запросы родственникам о высылке паспорта в ИК для приобщения к личному делу сотрудники спецотдела направляют сразу после прибытия осужденного в учреждение. Более 80% запросов остаются без ответа. По истечении двух месяцев, запросы направляются повторно.
Сотрудниками отдела специального учета подготовлена и размещена информация на стендах в помещении проведения длительных и краткосрочных свиданий, проводятся беседы и разъяснительная работа с родственниками осужденных о необходимости приобщения паспорта к личному делу.
Сообщаем, что отсутствие паспорта затрудняет оформление пенсии, трудовой книжки, доверенностей, зачисление личных денег и денежных переводов, препятствует распоряжению имеющимся имуществом, заключению сделок, а так же паспорт необходим для приобретения проездных документов и следования к месту жительства после освобождения.
Многие родственники не реагируют должным образом на неоднократные запросы, считая, что в паспорте проставляется отметка о месте нахождения осужденного в местах лишения свободы. Это не верно.
При наличии паспорта в личном деле, подлежащего обмену по достижению 20 или 45 летнего возраста, администрация учреждения готовит и направляет в отделение УФМС материал для обмена паспорта. В случае отсутствия денежных средств на лицевом счете осужденного, обмен производиться за счет бюджетных средств.